La IA no arregla
un proceso que nadie ha mirado antes
El comercial copiando datos de WhatsApp al CRM. El mismo informe montado a mano cada lunes. La factura que alguien teclea tres veces en tres sitios distintos. Eso es lo que ordenamos primero. Después, si la IA aporta algo medible, la metemos; y si no, nos ahorramos los dos el gasto.
Si te pasa alguna de estas, hay trabajo que quitar
Datos duplicados
El mismo cliente está en tres sitios con tres teléfonos distintos, y nadie sabe cuál es el bueno.
Contactos que se enfrían
Alguien pregunta un viernes por la tarde y le contestáis el martes. Para entonces ya ha llamado a otro.
Papeleo uno a uno
Cada factura y cada presupuesto se abre, se lee y se copia a mano.
El Excel puente
Hay una hoja de cálculo que solo existe para unir dos programas que no se hablan.
Todo pasa por una persona
Cuando esa persona se pone mala, el proceso se para. Y en agosto se nota.
Informes que llegan tarde
Alguien los monta a mano cada mes, y para cuando están, la decisión ya se ha tomado.
Dónde sí notas la diferencia
Contactos que entran
Se contesta al momento, se completan los datos que faltan y llegan a la persona adecuada sin que nadie los reparta.
Lectura de documentos
Facturas y albaranes que se leen solos, se clasifican y se comprueban antes de entrar en tu sistema.
Que tus programas se hablen
CRM, ERP y facturación sincronizados, con control de errores para que nada se pierda por el camino.
Atención automática
Chatbots conectados a tu catálogo y a tus documentos, que pasan la conversación a una persona cuando toca.
Preguntar a vuestros documentos
Respuestas sacadas de vuestros manuales y contratos, siempre citando de dónde salen.
Informes automáticos
Se generan solos con tus datos y llegan al correo el día que toca.
Todo lo que montamos se puede abrir y mirar por dentro
Una automatización que solo entiende quien la hizo es una bomba de relojería. Por eso cada flujo lleva permisos separados por sistema, un registro de todo lo que ha pasado y avisos cuando algo falla.
Cuando una decisión mueve dinero o afecta a un cliente, la valida una persona antes de ejecutarse. Y dejamos escrito qué datos se usan, dónde se procesan y cómo se corta el acceso el día que haga falta.
- Permisos separados para cada sistema, y claves que no se comparten
- Registro de todo, avisos, y reintento automático cuando algo falla
- Una persona aprueba lo que mueve dinero
- Documentación, y el código y las claves en tu poder
Cómo lo montamos
Mirar lo que hay
Dibujamos cómo funciona hoy el proceso y le ponemos un número: cuántas horas al mes y cuánto cuesta cada error.
Diseño
Cómo va a quedar, qué entra y qué no, quién puede hacer qué, y en qué momento decimos que ha salido bien.
Prueba en pequeño
Montamos un flujo mínimo con tus datos reales y con una persona validando cada paso, antes de soltarlo del todo.
En marcha
Lo dejamos funcionando, vigilado y documentado, y formamos a quien lo va a usar todos los días.
Dudas frecuentes
Lo que nos pregunta casi todo el mundo antes de empezar.
Cuéntanos tu caso¿Qué procesos no conviene automatizar?
Los que cambian cada semana, los que no tiene claros nadie y los que se hacen dos veces al año. Automatizar un proceso desordenado solo sirve para desordenarlo más rápido, así que si vemos eso te lo decimos antes de cobrarte nada.
¿Qué pasa cuando una integración falla?
Reintenta solo, y si sigue fallando avisa. Lo importante es que nunca falla en silencio: siempre acaba en la bandeja de alguien.
¿Dónde quedan mis datos?
Depende del proyecto, y lo dejamos por escrito antes de empezar: qué proveedores intervienen, qué datos se mandan y cuáles no, quién guarda las claves y cómo se corta el acceso. Todo con el RGPD delante.
¿Quién mantiene los flujos?
Tú mismo, con la documentación que te entregamos, o nosotros con un mantenimiento mensual. Las dos opciones son de verdad: no dejamos nada cerrado a propósito para que dependas de nosotros.
¿Qué proceso te gustaría dejar de hacer a mano?
Te devolvemos el proceso dibujado, qué se puede resolver esta misma semana y una recomendación con tres salidas posibles: dejarlo como está, automatizarlo o programar algo. Te contestamos en 24 horas.